Připravte se na verzi 6
Hlavní změnou šestky je kompletně přepracovaný adresář kontaktů. Nezůstal zde kámen na kameni a téměř vše je nové a lepší. Adresář má jinou datovou strukturu, jiné formuláře a šikovné funkce, které dřív nebyly realizovatelné.
Stávající adresář verze 5 má tři části. Sekce nazvaná Kontakty, ve které můžete evidovat firmy nebo lidi. Pak další sekce Adresy, která slouží pro evidenci poboček firem a třetí sekce Osoby, která slouží výhradně k evidenci zaměstnanců firem (jsou to připojené osoby k nadřazenému kontaktu). Všechny sekce umožňují zapisovat kontaktní informace, ale každá trochu jinak a ne všechny funkce jsou dostupné na všech třech místech.
V databázi (a to zajímá hlavně správce IT) také existují tři místa - databázové tabulky. Toto uspořádání se zdálo dlouhou dobu praktické. Ale jak systém rostl, ukázalo se, že komplikuje vývoj nových funkcí systému. Rozhodli jsme se mít pro veškeré kontaktní informace jedno centrální místo a sloučit data ze tří míst dohromady.
Možná se ptáte, co z toho budou mít uživatelé systému.
- Stávající systém rozlišoval pouze 3 typy identity (kontaktu) - firma, pobočka a osoba. Nová verze podporuje další typy identit - pracovní pozice, rodina, oddělení, anonym, OSVČ (podnikající osoba) a robot. Jejich význam vysvětlíme níže.
- S každým typem kontaktu (tzv. identitou) je možné provádět všechny dostupné funkce. Vše, co jde dělat s firmami, jde i s osobami, apod.
- Mnohem efektivnější hlídání duplicit. Díky nové struktuře databáze dokážeme výrazně snadněji detekovat duplicitní záznamy. Systém už při psaní nového kontaktu upozorní, že máte v databázi existující kontakt se stejným telefonem, e-mailem nebo IČem.
- V adresáři lze vytvářet i komplikované vztahy mezi osobami a firmami. Např. jedna osoba připojená k více firmám, členové rodiny, rozdělení zaměstnanců do firemních oddělení, atd.
- Formulář kontaktu zobrazuje jen vyplněná pole. Na obrazovce je méně balastu.
- Můžete bezpečně sloučit dva kontakty, když narazíte na duplicitu. V předchozí verzi to šlo jen omezeně.
Kdyby vás více zajímalo, jaké byly motivace pro změnu, doporučujeme vaší pozornosti samostatný článek Co ničí vaši databázi kontaktů.
Nový formulář kontaktu
Na obrázku níže je dvakrát zobrazen tentýž formulář kontaktu, ale jednou pro firmu (vlevo) a podruhé pro fyzickou osobu (vpravo). Osoba i firma jsou vzájemně propojeni vztahem - pan Krátký pracuje ve firmě Aura Cleaner jako jednatel.
Vysvětlivky:
| 1 | Pomocí pole Typ identity můžete změnit, jestli je kontakt společností, osobou, pobočkou nebo něčím jiným. |
| 2 | Formulář automaticky nezobrazuje všechna dostupná pole. Při otevření kontaktu se zobrazí jen ta pole, která jsou vyplněna. Pokud chcete upravovat pole, které není vidět, můžete si je zobrazit pomocí volby přidat pole. |
| 3 | Toto tlačítko je dostupné pro české zákazníky a umožňuje vyhledat podnikající subjekt v databázi ARES. Vyhledání je buď podle jména nebo podle IČO. |
| 4 | Klepnutím na tento trojúhlelníček můžete otevřít panel s dalšími volbami a informacemi. |
| 5 | Tímto tlačítkem připojíte k firmě osobu, kterou už máte v databázi. |
| 6 | Toto tlačítko vám umožní vytvořit nový záznam s osobou a rovnou ji propojit s firmou. |
| 7 | Tento text zobrazuje informaci o tom, v jakém vztahu je osoba k firmě (pozice, funkce). I když to není na první pohled vidět, můžete na text klepnout a snadno přepsat. |
| 8 | Podobně, jako funguje tlačítko (5) u firmy, ale v tomto případě propojujete otevřený záznam osoby s existujícím záznamem firmy. |
| 9 | Pokud v databázi ještě firma není, můžete klepnout na toto tlačítko a nadřazenou firmu vytvořit (typicky to bude zaměstnavatel osoby). |
| A | Pokud mají dva kontakty v databázi mezi sebou vztah, který je jiný, než pracuje v / je součástí / zaměstnává, tak můžete použít toto tlačítko pro zapsání takového vztahu. Ideální je pro evidenci vztahů, jako např. je konkurentem, je dodavatelem, je odběratelem, apod. |
Typy kontaktů, tzv. identity
Většina lidí rozlišuje pouze dva základní typy identit: osoba a organizace (firma). Můžeme také formálně říct fyzická osoba a právnická osoba. Pro modelování reálného světa ale nevystačíme s dvěma typy identity. Proto InTouch CRM podporuje tento výčet identit:
- Společnost - použijte, pokud chcete do databáze zapsat firmu nebo organizaci (např. Apple Inc.).
- Osoba - určeno pro evidenci fyzických osob (např. Jaroslav Novák).
- OSVČ - podnikající osoba (freelancer, osoba samostatně výdělečně činná), je to podobné, jako Osoba. Navíc lze zadat IČO, DIČ a lze evidovat zaměstnance. Pokud máte v databázi záznam typu Osoba, můžete jej kdykoliv změnit na OSVČ.
- Pobočka - podřazená identita pod společností. Slouží k evidenci poboček firem (např. Kaufland - Kroměříž).
- Pracovní pozice - slouží k evidenci kontaktních údajů, které nejsou vázané na konkrétní název firmy nebo jméno osoby, ale na funkci ve společnosti (např. sekretářka nebo fakturace).
- Oddělení - část společnosti nebo pobočky (např. IT oddělení, Recepce nebo Personální).
- Rodina - slouží ke sdružení více osob tvořících rodinu (např. Novákovi).
- Robot - identita, za kterou není fyzická osoba. Existence takové identity se může zdát úsměvná (proč evidovat roboty), ale může to být praktické pro řízení přístupových práv (zápisy do databáze z jiných systémů, apod.). Pro běžnou práci to asi nebudete moc potřebovat.
- Skupina - obecné seskupení fyzických nebo právnických osob. Použitelné pro všechno ostatní, co nepasuje na jiné typy identit.
- Anonym - osoby, ke kterým máme např. jen telefon nebo e-mail, ale nemáme jméno (např. podivin@gmail.com).
Nová struktura databáze
Při aktualizaci na verzi 6 se změní struktura databáze. Běžné uživatele to nemusí příliš trápit, ale tento fakt je významný pro ty zákazníky, kteří používají externí API (XML Connector) a synchronizují data z CRM s jiným informačním systémem (např. s databází na webu). Po aktualizaci se totiž změní kódy záznamů v adresáři.
Jelikož ve verzi 6 nemůže existovat záznam v adresáři, který by byl současně firmou a osobou (ve verzi 5 to jde), je takový záznam při aktualizaci rozdělen na dva. Na obrázku níže je to znázorněno u firmy Heavy Drill s.r.o. a pana Posádky. Původní kód kontaktu 312 je po aktualizaci kódem záznamu s panem Posádkou a firma Heavy Drill dostane úplně nový kód. Externí systém, který mohl mít ve své databázi uložený kód 312 a předpokládal, že se jedná o firmu Heavy Drill, bude nyní zmaten.
Pokud máte CRM propojeno s webem nebo s jiným externím systémem a synchronizujete kódy kontaktů, můžete použít jednu ze dvou strategií:
- Externí databázi smazat a načíst data znovu z CRM (ne vždy možné).
- Vyžádat si od nás instrukce pro přečíslování kódů. V průběhu aktualizace si CRM ukládá přečíslovací tabulku, takže lze dodatečně zjistit, jak se kódy změnily. V tabulce je uloženo, že firma Heavy Drill se starým kódem 312 má nyní nový kód 716 (viz. obrázek výše).
Upozornění
- Zákaznické rozšíření, které bylo vyvinuto pro verzi 5 nebo starší nemusí být kompatibilní s verzí 6. Pokud máte upravenou verzi InTouch CRM (tzv. zásuvné moduly), kontaktujte nás před aktualizací. Vzhledem k tomu, že se radikálně změnila koncepce formuláře pro přidávání a editaci kontaktů v adresáři, nebude možné ve verzi 6 zachovat na míru programované formuláře kontaktu.
- Uživatelům, kteří využívají externí rozhraní (API XML Connector), doporučujeme nejprve si ověřit kompatibilitu pomocí instalace testovací verze 6. Věnujte také pozornost změně kódů záznamů (viz. výše).
- Verze 6 vyžaduje pro svůj běh Javu 11 nebo novější, Tomcat 9 nebo novější a MySQL 5.7 nebo novější (doporučujeme verzi 8). Pokud provozujete InTouch CRM na svém vlastním serveru, proveďte aktualizaci uvedených komponent ještě před aktualizací CRM.
- Interní struktura databáze ve verzi 6 doznala množství změn, a proto může instalace aktualizace trvat i desítky minut (v závislosti na výkonu serveru a disku). Nepodceňujte provedení zálohy dat před spuštěním aktualizace.