Propojení InTouch CRM a Microsoft Excel

Jistě se shodneme, že databáze plná informací je k ničemu, pokud tuto databázi nemůžeme použít pro vytváření sestav, souhrnů a speciálních pohledů na informace.

InTouch CRM Vám vyjde vstříc díky tomu, že pro ukládání dat používá databázový server MySQL. Pokud jste zvyklí používat MS Excel a nebo MS Access pro práci s informacemi, bude se Vám následující informace hodit.

Jakoukoliv databázovou tabulku můžete přenést do Excelu pomocí propojení na databázi MySQL. Jediné co potřebujete je instalace tzv. databázového ovladače ODBC, který naleznete na adrese:

http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/3.51.html

Jakmile budete mít driver stažený, pokračujte podle následujícího postupu:

1. Nainstalujte stažený software na Váš počítač
2. Zjistěte si od svého správce IT přístupové jméno a heslo do databáze InTouch CRM (toto jméno a heslo se vytváří při instalaci InTouch CRM a nebo je možné vytvořit nové přístupové údaje dodatečně), dále pak název databáze a IP adresu databázového serveru.
3. Spusťte MS Excel a vyberte funkci Data | Načíst externí data | Nový databázový dotaz ...
4. Mělo by se objevit následující dialogové okno
   
5. V tomto okně označte první řádek s názvem <Nový zdroj dat> a stiskněte tlačítko OK.
6. V dalším kroku je třeba popsat, ke které databázi se chcete připojit. Objeví se následující okno
   
7. V dalším popisu budeme předpokládat, že chcete zjistit seznam všech obchodních příležitostí z InTouch CRM. Tomu tedy přizpůsobíme další postup. V okně, které se objevilo, vyplňte název zdroje (to je název pod kterým budete k informacím napříště přistupovat). Pak zvolte ovladač pro přístup do databáze, což je MySQL ODBC (nainstalovaný v prvním kroku).
8. Pokračujte klepnutím na tlačítko Připojit (pozor: někteří naši zákazníci mají problémy v tomto kroku, čtěte na konci článku). Objeví se další dialogové okno, ve kterém musíte zadat IP adresu databázového serveru, název databáze, uživatelské jméno pro přístup a heslo. Všechny údaje by Vám měl poskytnout Váš správce IT. Po vyplnění tohoto okna stiskněte OK.
   
9. Pokud se Excel připojil k databázi, měl by Vám v okně z bodu 6 nabídnout seznam tabulek, které obsahuje databáze InTouch CRM. Vyberte tabulku opportunity, která obsahuje seznam příležitostí (více o pojmenování tabulek níže) a stiskněte OK. Jako další krok budete vyzvání k výběru sloupců, které chcete vidět v Excelu. Po dokončení výběru budou data načtena do aktuálního sešitu.
10. Postup můžete opakovat pro více tabulek a nebo můžete zvolit jiné sloupce pro načtení.

Pojmenování tabulek

Abyste mohli načíst data do Excelu, potřebujete vědět, ve které databázové tabulce se data nacházejí. Tabulek je v InTouch CRM hodně, ale zde uvedeme alespoň ty nejdůležitější, které by Vám měly stačit pro většinu operací:

Poznámka: přímým přístupem do databáze obcházíte bezpečnostní pravidla InTouch CRM, a proto doporučujeme využívat této možnosti pouze pro uživatele, kteří mohou vidět všechny informace (manažeři).

Problémy s připojením do databáze

Někteří naši zákazníci, kteří používají novější verzi MS Excelu, nám hlásili, že mají problém s krokem č. 8. Při stisku tlačítka Připojit se objeví chybové hlášení. Tento problém lze obejít takto:

1. V ovládacích panelech otevřete Administrativní nástroje a dále pak Zdroje ODBC.
2. Na první záložce Uživatelské DSN stiskněte tlačítko Přidat a v následujícím dialogu vyberte ovladač "MySQL ODBC 3.51 Driver" a stiskněte Dokončit.
3. Další dialogové okno je již podobné oknu z kroku 8. Po zadání informací a potvrzení tlačítkem OK se zobrazí v Uživatelské DSN nový zdroj s Vámi vybraným jménem.

Import do Excelu:

Postupujte dle původního návodu až po krok 4, kde v nabídce databází naleznete i Vámi vytvořený zdroj. Zvolte tento zdroj a stiskněte tlačítko OK. Po úspěšném připojení k databázi se zobrazí seznam tabulek (viz. krok 9).